Een shift is een dienst met eigen tijden en regels. Er is geen limiet aan het aantal shifts, ze mogen elkaar overlappen, en uitzonderingen zijn per tijdslot in te stellen. In dit artikel lees je wat een shift is, welke instellingen mogelijk zijn, en hoe shifts in de praktijk gebruikt kunnen worden.

Wat is een shift?

Een shift is een blok reserveertijden met eigen instellingen, dat terugkomt op de dagen die jij kiest. "Diner doordeweeks", "Vroege zitting", "Terras", "Kerstdiner": dat zijn shifts. Shifts werken niet alleen voor je restaurant, ook een arrangement kan zijn eigen shifts hebben, zodat een menu bijvoorbeeld alleen op vrijdag en zaterdag vroeg te boeken is.

Je maakt shifts aan via Beschikbaarheid → Shifts. Daarna kan je via Beschikbaarheid → Aanname & tijden en bij arrangementen kiezen voor de beschikbaarheid Op basis van shifts. Vink daarna de shifts aan die je wilt gebruiken.

Wanneer er meerdere shifts geselecteerd zijn, worden alle timeslots van die shifts boekbaar. Bij overlappende tijden worden alleen de instellingen van de bovenste shift gebruikt. Je kan de shifts makkelijk in de gewenste volgorde slepen.

Met de huidige beschikbaarheid instellingen kun je al een hoop instellen: openingstijden per weekdag, zitplaatsen voor lunch en diner, termijnen voor het aanvragen van reserveringen en annuleren, de daglimiet, en nog veel meer. Dat blijft allemaal werken, maar met shifts ontgrendel je nieuwe mogelijkheden:

• Meer diensten: naast lunch en diner kan je nu ook een ontbijtdienst toevoegen.
• Flexibele tijdsduur: geef reserveringen vroeg in de avond een vaste eindtijd, maar latere reserveringen niet.
• Groepsgrootte: laat grote groepen alleen reserveren op vroegere tijdsloten.
• Spreiding: begin een dienst met een hoger aantal gasten dat tegelijkertijd mag aankomen, maar verlaag dit voor latere tijdstippen wanneer het drukker in het restaurant is.
• Behandeling: gebruik een wachtlijst voor de drukste dagen en tijdstippen.
• Tafels: laat je bovenverdieping doordeweeks leeg, maar open in het weekend.
• Seizoenen: open je restaurant voor lunch in de zomer, sluit het terras in de winter.

Wanneer gebruik je shifts?

Als je een redelijk simpel tijdschema hebt voor je restaurant, met alleen af en toe een sluitingsdag of een feestdag waarop je open gaat, dan zijn shifts waarschijnlijk te complex en kun je beter onze bestaande oplossingen gebruiken.

Shifts zijn pas waardevol wanneer je onregelmatige instellingen hebt, of hele nauwkeurige controle over de bezetting van je restaurant van tijdstip tot tijdstip wilt.

Hier een lijst van voorbeelden waarbij shifts een oplossing kunnen bieden:

Keuken op zijn max. Je keuken kan niet meer dan 40 gasten tegelijk aan, ook al zijn er genoeg vrije tafels. Zet bij Totale beschikbaarheid het Aantal gasten op 40. Zodra dat aantal tegelijk aan tafel zit, kan er niets meer bij op dat tijdstip, ongeacht hoeveel tafels er nog leeg zijn.

Twee zittingen op zaterdagavond. Je wilt dat gasten die aankomen om 17:30 en 18:00 om 19:45 vertrekken zodat de tafel opnieuw bezet kan worden. Met een shift voor de zaterdagavond kunnen de tijdsloten 17:30 en 18:00 een Vaste eindtijd van 19:45 krijgen terwijl de rest van de avond de normale lengte behoudt.

Terras in de zomer. Maak een shift "Zomer" met een jaarlijks herhaalde Periode van 1 mei tot en met 30 september en selecteer bij Tafels ook je terras tafels. Vanaf oktober zijn deze tafels automatisch niet meer boekbaar zonder dat je iets hoeft uit te zetten.

Piekuur afvlakken. Om 18:30 en 19:00 komt alles tegelijk binnen. Stel bij die twee tijdsloten een Spreiding in en beperk het aantal nieuwe gasten, bijvoorbeeld 8 in plaats van 16. De keuken houdt het bij en je hoeft de rest van de avond niet af te knijpen.

Grote groepen alleen vroeg. Een tafel van tien wil je niet om 20:30 aan tafel. Stel bij de vroegere tijdsloten de Groepsgrootte ruim in met een maximum van 10, en houd bij de late tijdsloten een maximum van 6 aan.

De instellingen van een shift

Een shift heeft vier tabbladen met instellingen: Algemeen, Datum & tijden, Zitplaatsen en Boekingsperiode.

Algemeen

Bij Naam geef je de shift een naam die je zelf terugziet in het overzicht en bij de beschikbaarheid instellingen. Met Neem de instellingen over van laat je deze shift de instellingen van een andere shift volgen; daarover later meer.

Behandeling bepaalt wat er met een binnenkomende reservering gebeurt:

• Bij Handmatige afhandeling komt alles binnen als aanvraag en bevestig je zelf.
• Bij Automatisch wordt een reservering direct bevestigd zolang er tafels en zitplaatsen zijn.

Daaronder kies je bij Als er geen beschikbaarheid meer is wat er daarna gebeurt:

• Reserveringen omzetten in aanvragen laat gasten wachten op een bevestiging van een aanvraag. Dit is handig voor arrangementen die enige voorbereiding vereisen, zoals bijvoorbeeld een High Tea.
• Reserveringen blokkeren blokkeert reserveringen wanneer er geen plaats is. Gasten kunnen niet meer reserveren en moeten een andere dag of tijd kiezen.
• Reserveringen aan wachtlijst toevoegen laat gasten ook niet meer reserveren wanneer er geen plaats is, maar biedt ze een plaats op de wachtlijst aan zodat ze bericht krijgen wanneer er later toch nog plaats vrijkomt.

Spreiding voorkomt dat alle gasten op hetzelfde moment binnenkomen. Je stelt een Maximum aantal nieuwe gasten tegelijkertijd en een Maximum aantal nieuwe reserveringen tegelijkertijd in. Het gaat om nieuwe aankomsten per tijdslot, niet om het totaal in huis.

Datum & tijden

Bij Periode vul je een startdatum en een einddatum in. Laat je deze leeg, dan loopt de shift oneindig door. Zet Herhalen aan om een patroon te kiezen: elke week, elke twee weken, elke maand of elk jaar. Met Weekdagen kies je de dagen, en bij een maand- of jaarpatroon komen daar Maanddagen en Maanden bij.

Onder de instellingen zie je meteen een zin die uitlegt wat je hebt ingesteld, bijvoorbeeld: "Herhaalt elke 2 weken op maandag en donderdag van 1 juli 2026 tot en met 31 augustus 2026."

Onder Dagen blokkeren voeg je losse datums toe waarop deze shift juist niet geldt. Handig voor een vakantie of een besloten feest.

Bij Tijden staan de tijden waarop gasten kunnen reserveren. Je voegt ze eenvoudig toe met de “+ Voeg timeslot toe” knop. Elk tijdslot in de lijst kun je openklappen om af te wijken van de shift waarin het staat. Je ziet dan acht onderdelen met een schakeltje.

Zolang het gelinkt is, volgt het tijdslot de shift. Klik je het schakeltje los, dan stel je dat ene onderdeel apart in. Hiermee kan je makkelijk uitzonderingen maken en jouw beschikbaarheid haarfijn besturen.

Bij Tijdsduur stel je in hoe lang een groep aan tafel zit. De tijdsduur van een Squeezed reservering wordt aangeboden als er geen plaats is voor een reservering met de normale tijdsduur, en is herkenbaar aan het squeeze-icoontje.

Vul je een Vaste eindtijd in, dan eindigen alle reserveringen in deze shift op dezelfde eindtijd, ongeacht de ingestelde tijdsduur. Met Toon eindtijd van de reservering in de widget laat je de gast zien tot hoe laat ze aan de tafel mogen blijven zitten.

Zitplaatsen

Groepsgrootte bepaalt het minimum en maximum aantal gasten per reservering binnen deze shift.

Bij Tafels kies je met welke tafels deze shift werkt. Laat je het leeg, dan gebruikt de shift alle actieve tafels. Kies je zelf tafels, dan doet de shift het met de geselecteerde tafels en de combinaties die daarmee te maken zijn, ook wanneer deze standaard niet actief zijn.

Totale beschikbaarheid begrenst wat er tegelijk in het restaurant is: Aantal gasten en
Aantal reserveringen. Zodra de grens bereikt is, kan er via de reserveerwidget niets meer bij op dat moment.

Boekingsperiode

Onder Termijnen stel je drie deadlines in:

• Aanvragen bepaalt tot hoe laat reserveringsaanvragen gemaakt mogen worden.
• Automatisch bevestigde reserveringen bepaalt tot hoe ver van te voren realtime reserveringen gemaakt mogen worden.
• Annuleren bepaalt hoe ver voor de aanvang van een reservering een gast een annulering online kan doorgeven.

Met Herbevestiging kan je gasten vragen om op de dag zelf nogmaals te bevestigen dat ze komen. Gasten die dit niet doen zijn makkelijk te vinden op het dagoverzicht, zodat er actie ondernomen kan worden zoals het nabellen of annuleren van de reservering.

Met Daglimiet knijp je de dag zelf op een bepaald moment af: Vanaf een tijd nog Maximaal zoveel nieuwe gasten. Deze instelling geldt alleen voor de dag zelf, dus als je keuken op vrijdag om 18:00 op z’n piek zit, dan stel je het in op “Vanaf 18:00 maximaal 0 gasten” en kan niemand meer reserveren voor vrijdag als het vrijdagavond is na 18:00.

Shifts hergebruiken

Heb je een variant nodig die bijna hetzelfde is? Kies dan bij Neem de instellingen over van de basis-shift. Alle onderdelen die je gelinkt laat, volgen die shift automatisch; wijzig je de basis, dan wijzigt de variant mee. Wat je loskoppelt, stel je apart in. In het overzicht staat een variant netjes onder zijn basis-shift, met de vermelding Gelinkt aan.

Aan de slag

Restaurants met het Plus-pakket vinden shifts in het Beheer menu onder Beschikbaarheid → Shifts. Vragen of hulp nodig bij het inrichten? Neem contact met ons op, we kijken graag met je mee.